Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet nach Artikel 30 EU-DSGVO hierzu eine schriftliche Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, im Zuge deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. In dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung vorgetragen werden, wie u.a. die Datenkategorien, der Kreis der betroffenen Menschen, der Vorsatz der Verarbeitung und die Datenempfänger. Auf Anfrage ist es der Aufsichtsbehörde völlig zur Bereitschaft zu stellen.
Das Verarbeitungsverzeichnis gestattet den Verantwortlichen und den Datenschutzbeauftragten, die Verarbeitungstätigkeiten binnen der Initiative zu überschauen. Dies ist Voraussetzung für eine gute Überwachungstätigkeit und fördert die Nachvollziehbarkeit der internen Verarbeitungsprozesse. Die Verantwortlichen erstellen die Verarbeitungstätigkeiten, der Datenschutzbeauftragte überwacht das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
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