Situation
Ein Montagmorgen wie jeder andere: Sie sitzen mit einer dampfenden Tasse Kaffee vor Ihrem Posteingang und lesen die neueste E-Mail Ihres Kollegen. Plötzlich bemerken Sie, dass die Mail aus einem episch langen Thread besteht – die gesamte Kommunikation der letzten sechs Monate hängt noch dran. Die Liste der Empfänger gleicht einer Teilnehmerliste des letzten Betriebsausflugs. Und dann sehen Sie es: Jemand hat die E-Mail einfach an „Alle“ weitergeleitet. Oje.
Problem
Das unbedachte Weiterleiten von E-Mails mit endlosen Anhängen und fragwürdigen CC-Verteilern kann weitreichende Folgen haben. Nicht nur der Datenschutz leidet, wenn sensible Informationen plötzlich in Händen landen, wo sie nicht hingehören. Auch die Schutzziele der Informationssicherheit – Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität – stehen auf dem Spiel.
Ein Beispiel: In einem Unternehmen wurde ein Datenschutzvorfall gemeldet, weil ein Mitarbeiter versehentlich einen gesamten E-Mail-Thread mit sensiblen Kundendaten an einen externen Dienstleister weiterleitete. Das Problem? Am Ende des Threads stand eine E-Mail mit vertraulichen Informationen, die nichts mit dem aktuellen Anliegen zu tun hatte.
Lösung
Was tun? Hier hilft der „digitale Friseur“ – Schneiden Sie alte Zöpfe einfach ab! Vor dem Weiterleiten von E-Mails sollten Sie:
- Den Verteiler prüfen: Gehören wirklich alle Empfänger in CC oder BCC?
- Den E-Mail-Thread kürzen: Entfernen Sie unnötige Altlasten und konzentrieren Sie sich auf den aktuellen Informationsbedarf.
- Den Zweck prüfen: Ist der Inhalt der E-Mail für den gewählten Empfängerkreis wirklich relevant?
Ein bewusster Umgang mit E-Mails spart nicht nur Zeit, sondern sorgt dafür, dass vertrauliche Informationen dort bleiben, wo sie hingehören. Also: Schere raus und ran an die Zöpfe – Ihr Postfach (und Ihr Datenschutzbeauftragter) wird es Ihnen danken!